Zakelijke activiteiten in België
Wenst u als buitenlands ondernemer activiteit op te starten in België kan u dat door beroep te doen op een vertegenwoordiger of agent. U zou uw activiteit ook een meer vastere vorm kunnen geven door op de Belgische markt actief te zijn met een bijkantoor, een vestigingseenheid (vaste inrichting) of afzonderlijke rechtspersoon.
1. U start met een bijkantoor.
Kenmerk is dat geen afzonderlijke rechtspersoon ontstaat. De buitenlandse onderneming blijft "als moeder" gehouden voor alle rechten en plichten van het bijkantoor en draagt dus ook het volledige bedrijfsrisico van de exploitatie.
De vestiging van een bijkantoor is eenvoudig in die zin;
- dat er geen Belgische notariële oprichtingsakte vereist is;
- er geen sprake is van een minimaal te volstorten startkapitaal;
- oprichtersaansprakelijkheid niet aan de orde komt ...
TOP
1.1. Formele uitwerking
Er wordt een algemene vergadering van aandeelhouders van de buitenlandse onderneming gehouden waarbij wordt beslist op een bepaald adres in België een bijkantoor op te richten. Die beslissing wordt vastgelegd in een proces-verbaal.
In het PV komt ook voor de naam van de persoon bevoegd om het Belgisch bijkantoor te verbinden.
Het PV wordt in een drietal exemplaren opgemaakt, handtekeningen voorzien van legalisatie en apostille. Het pakket, samen met een exemplaar van de oprichtingsakte van de buitenlandse onderneming, (en eventueel later wijzigende akten) en een origineel uittreksel van de inschrijving bij de plaatselijke Kamer van Koophandel wordt neergelegd op de Griffie van de Rechtbank van Koophandel. Alle documenten voorzien van legalisatie en apostille.
Een uittreksel van de beslissing wordt gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.
Na publicatie volgt ;
- Inschrijving bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) door middel van een Ondernemingsloket aan wie de basiskennis van bedrijfsbeheer dient aangetoond te worden.
- Aanvraag BTW-registratie bij het lokale BTW-controle kantoor.
- Aanmelding van het bijkantoor en haar lasthebber bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen met desgevallend verzoek tot premievrijstelling.
- De invulling van specifieke vestigingsformaliteiten.
TOP
1.2. Boekhouding en jaarrekening
Net zoals van toepassing voor een afzonderlijke rechtspersoon is het bijkantoor gehouden een boekhouding te voeren conform de Wet op de Boekhouding en Jaarrekening van Ondernemingen. Wat meteen impliceert dat zij ook gehouden is tot neerlegging van haar jaarrekening bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. In regel gaat het hier niet om de jaarrekening van het bijkantoor zelf, wel van de buitenlandse onderneming als moeder.
TOP
1.3. Vennootschapsbelasting en BTW
Afhankelijk van de jaaromzet zullen door het bijkantoor BTW-aangiften ingediend moeten worden hetzij per kwartaal hetzij per maand.
Aangifte en betaling gebeurt telkens uiterlijk vóór de 20ste van elke maand volgend op de afsluitperiode.
Vóór 31/03 van elk jaar volgend op een boekperiode wordt de zgn. BTW-jaarlisting ingediend.
Op de resultaten van het bijkantoor is Belgische vennootschapsbelasting verschuldigd. Het gewone tarief bedraagt 25 %, exclusief vermeerdering. De aangifte in "de belasting niet-inwoners vennootschappen" volgt in de periode september, oktober van het jaar volgend op het boekjaar.
Een positief resultaat, belast onder de Belgische vennootschapsbelasting, zal in het vestigingsland van de buitenlandse onderneming waarmee België een verdrag tot vermijding van dubbele belasting heeft afgesloten, vrijgesteld worden, of er wordt een aftrek voorzien ter voorkoming van dubbele belasting.
TOP
2. U start met een vestigingseenheid
Een buitenlandse vennootschap kan in België een vaste vestiging openen zonder daartoe een bijkantoor te moeten opstarten of afzonderlijke rechtspersoon (zie onder 3).
Onder een dergelijke vaste vestiging begrijpt u een kantoor, een magazijn, verkooppunt, enz…
Er moet geen wettelijk vertegenwoordiger in België worden aangeduid.
- verder is geen Belgische notariële oprichtingsakte verreist;
- er is geen sprake van oprichtersaansprakelijkheid;
- er gelden geen specifieke neerleggings- en publicatieformaliteiten;
- er kan verder worden gewerkt met een buitenlandse financiële rekening, een eigen Belgische rekening is dus niet vereist
Net zoals van toepassing voor het bijkantoor, blijft de buitenlandse onderneming met al haar activa en passiva rechtstreeks gehouden voor de verbintenissen van de Belgische vestigingseenheid.
3. U start met een afzonderlijke rechtspersoon
In tegenstelling tot het bijkantoor ontstaat een eigen rechtspersoon wat meteen ook de administratie verzwaart bij oprichting.
Oprichters moeten verder aan de notaris die belast wordt met de oprichtingsakte een financiële prognose overhandigen waarin zij de financiering van de vennootschap verantwoorden in functie van de activiteit. Dit plan dient ter beoordeling van een eventuele latere oprichtersaansprakelijkheid bij faling binnen een periode van drie jaar na oprichting, en dient dus met alle nodige zorg te worden opgesteld.
De wet voorziet zelf geen criteria voor de opstelling van de prognose.
In de praktijk bestaat er een vrij ruime consensus dat de prognose de vorm moet aannemen van een geprojecteerde balans en resultatenrekening over de eerste twee werkingsjaren.
Voor de afzonderlijke rechtspersoon geldt verder uiteraard hetzelfde wat hoger werd vermeld voor boekhouding, administratie en vennootschapsbelasting. U onthoudt dat verliezen van rechtspersoon niet rechtstreeks compensabel zijn op de resultaten van de moeder. Ze zijn overigens wel onbeperkt compensabel in tijd. (carry forward)
