Onroerende activiteiten in België / Verplichte administraties

1.1. Registratie

De mogelijkheden zijn:

De aanstelling van een individueel aansprakelijk vertegenwoordiger
De aanstelling van een globaal aansprakelijk vertegenwoordiger
Rechtstreekse registratie

Toepassing van de ene of andere regeling is afhankelijk van de plaats van vestiging van de onderneming, de aard van de uitgeoefende handelingen en de vraag of afnemers al dan niet beschikken over een Belgisch BTW nummer.

1.1.1 Individueel aansprakelijk vertegenwoordiger

De mogelijkheden onder deze ‘oude’ regeling blijven nog steeds het ruimst. Een aanvraag wordt ingediend indien de onderneming is gevestigd buiten de EU en de handeling bestaat in;

levering die plaatsvindt in België OF

dienst die plaatsvindt in België OF

invoer OF

intracommunautaire verwerving OF

plaatsing onder BTW entrepot

Let wel, in de mate dat de BTW kan worden verlegd naar de medecontractant kan ook een niet EU onderneming factureren met verlegging van BTW, dus zonder aanstelling van een aansprakelijk vertegenwoordiger.

1.1.2 Globaal aansprakelijk vertegenwoordiger

Deze regeling bestaat erin dat de buitenlandse – niet EU onderneming - handelingen stelt niet onder een eigen BTW nummer maar onder nummer van een globaal aansprakelijk vertegenwoordiger. Dit kan voor;

invoer met oog op verdere intracommunautaire levering

plaatsing van goederen onder BTW entrepot

ontrekken van goederen aan BTW entrepot m.o.o. een levering ervan vrij van BTW

intracommunautaire verwerving m.o.o. verdere uitvoer

Kortom telkens handelingen waarvoor in België een vrijstelling van BTW kan worden genoten.

1.1.3. Rechtstreekse registratie

Deze mogelijkheid geldt enkel voor EU ondernemingen

(4)
, en vergt niet langer de tussenkomst van een aansprakelijk vertegenwoordiger.
De onderneming volstaat met het opgeven van een correspondentieadres, desgevallend met de aanstelling van een gevolmachtigde voor naleving van de formaliteiten.
De registratie is verplicht indien de onderneming is gevestigd binnen de EU en volgende handelingen verricht:

levering die plaatsvindt in België OF

dienst die plaatsvindt in België OF

invoer OF

intracommunautaire verwerving OF

plaatsing onder BTW entrepot

Let wel, in de mate dat de BTW kan worden verlegd naar de medecontractant kan men factureren met verlegging van BTW, dus zonder rechtstreekse registratie.

(4) De mogelijkheid zal in de toekomst ook openstaan voor niet EU ondernemingen gevestigd in een land waarmee de Europese Unie een samenwerkingsakkoord afsloot wat betreft de controle en inning van BTW.

1.2 Voldoen van de BTW / aangifteformaliteiten

Beschikt de onderneming over een Belgische BTW registratie, wordt iedere Belgische transactie verwerkt in de periodieke BTW aangifte.
Dit ongeacht of BTW al dan niet wordt verlegd naar de medecontractant.
Dus ook indien men factureert met verlegging moet de ‘Belgische’ factuur worden verwerkt in een Belgische BTW aangifte.
Omgekeerd heeft de onderneming geen Belgische BTW registratie, en wordt de BTW verlegd naar de medecontractant, moet de onderneming uiteraard geen enkele Belgische aangifteverplichting naleven.

Het is de medecontractant die de BTW vermeldt in zijn periodieke of éénmalige aangifte.
Wordt er gefactureerd met verlegging van BTW, wordt op factuur expliciet vermeld ‘BTW verlegd'.

1.3 Samengevat

U factureert met verlegging van BTW en bent niet verplicht U te laten registreren in België indien U goederen levert of diensten presteert aan:

Een Belgisch BTW–plichtige
Een buitenlandse onderneming met Belgisch individueel aansprakelijk vertegenwoordiger

Omgekeerd, u kan geen BTW verleggen en moet een rechtstreekse registratie aanvragen indien U goederen levert of diensten presteert (ook) aan:

Een particulier
Een buitenlandse onderneming met Belgisch globaal aansprakelijk vertegenwoordiger
Een buitenlandse onderneming met rechtstreekse registratie

2. Bewijs van Ondernemersvaardigheden

De vestigingsvereisten voor bepaalde activiteiten in België zijn gereglementeerd bij Koninklijk Besluit (bv. voor aannemer metsel- en betonwerken, voor aannemer-tegelzetter, enz.).

Indien Uw vennootschap of éénmanszaak een gereglementeerde activiteit uitoefent en minder dan 50 werknemers tewerkstelt, moet zij in het bezit zijn van een bewijs van ondernemersvaardigheden dat wordt afgeleverd door de FOD Economie.
Dit attest wordt o.m. afgeleverd op voorlegging van o.a. een EU-verklaring die U kan bekomen bij de Kamer van Koophandel waar U bent ingeschreven.

Indien Uw vennootschap of éénmanszaak meerdere gereglementeerde beroepen uitoefent zal aan de specifieke vereisten voor elk van de gereglementeerde beroepen dienen te worden voldaan.

3. Hoofdelijke aansprakelijkheid voor fiscale & sociale schulden

Opdrachtgevers en (onder)aannemers die werken in onroerende staat laten uitvoeren, moeten nagaan voor betaling van elke factuur of hun (onder)aannemers sociaal en/of fiscaal schuldenvrij zijn.
Is dat niet het geval moet een bepaald percentage van het factuurbedrag ingehouden worden en doorgestort aan de RSZ (voor sociale schulden) of de Federale Overheidsdienst Financiën (voor fiscale schulden).
De onlinedienst Check Inhoudingsplicht geeft onmiddellijk weer of een Belgische of buitenlandse aannemer sociale en/of fiscale schulden heeft. Voer het ondernemingsnummer van de (onder)aannemer of het identificatienummer van de buitenlandse onderneming in en u merkt meteen het resultaat. Is een inhouding op een factuur aan de orde, verwijst het systeem automatisch door naar de respectieve diensten van RSZ of FOD Financiën.

RSZ

Heeft een (onder)aannemer sociale schulden moet u 35% van het factuurbedrag inhouden en doorstorten aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid IBAN BE76 6790 0001 9295 BIC: PCHQBEBB.
De betrokken (onder)aannemer ontvangt via zijn of haar e-Box Enterprise en/of op papier een notificatie van de inhouding op zijn of haar factuur.

FOD Financiën

Heeft een (onder)aannemer fiscale schulden moet u hier 15% van het factuurbedrag inhouden en doorstorten aan de FOD Financiën, Algemene Administratie van de Inning en Invordering, Inningscentrum IBAN BE63 6792 0036 4008, BIC: PCHQBEBB.

Wat als u niet inhoudt en doorstort

Vind er geen inhouding en doorstorting plaats loopt de opdrachtgever het risico op een hoofdelijke aansprakelijkheid voor de sociale schulden die oplopen tot 100% van het factuurbedrag.
Zijn er ook fiscale schulden is de hoofdelijke aansprakelijkheid beperkt tot 65%.

Wordt er voor fiscale schulden niet ingehouden en doorgestort loopt een opdrachtgever het risico op een dubbele sanctie.
Naast een hoofdelijke aansprakelijkheid hier beperkt tot 35% van de totale prijs van het werk, kan het verschuldigde bedrag van de inhouding worden verdubbeld en als ”boete” worden ingevorderd bij de opdrachtgever.

Belangrijk, de inhouding en doorstortingsverplichting is niet van toepassing voor particulieren opdrachtgevers.

4. Tewerkstelling van werknemers

4.1. Detacheringsbewijs A1 - formulier
4.2. Limosa
4.3. Sociaal mandataris
4.4. PDOK
4.5. De werfmelding
4.6. De Construbadge en de elektronische registratieverplichting - Checkinatwork

4.1. Detacheringsbewijs A1 - formulier

Elk naar België gedetacheerde werknemer dient verplicht in het bezit te zijn van een detacheringsbewijs / A1 (voorheen was dit het E101-formulier). De bevoegde afleveringsinstantie voor Nederland is de Sociale Verzekeringsbank afdeling internationale detachering, Postbus 357 - 1181 AJ Amstelveen.

Het document geldt als bewijs dat de werknemer onderworpen blijft aan het sociaal zekerheidsstelsel van zijn woonland. De formulieren worden afgeleverd voor een maximale periode van 5 jaar. Eventueel te verlengen onder specifieke voorwaarden.

4.2. Limosa

De meldingsplicht geldt voor werknemers die tijdelijk of gedeeltelijk in België worden tewerkgesteld door buitenlandse (niet in België gevestigde) werkgevers. Ook zelfstandigen die hier tijdelijk actief zijn, maar niet permanent verblijven en stagiairs die hier een stageprogramma afwerken, dienen zich aan te melden.

Voor personen die regelmatig in verschillende landen werken, waarvan een belangrijk deel in België bestaat een vereenvoudigde Limosa-melding. De Limosa-melding blijft geldig voor de volledige duur van activiteit in België en zal dus vaak samenlopen met de duur van de detachering. Een vereenvoudigde Limosa-melding is beperkt tot maximaal 12 maanden, maar kan voor een zelfde duur worden verlengd. Na elke melding wordt een ontvangstbewijs afgeleverd die elke persoon die wordt tewerkgesteld bij zich moet hebben en dient voor te leggen aan zijn of haar opdrachtgever of klant. Het niet-aanmelden of het niet kunnen voorleggen van het ontvangstbewijs kan leiden tot administratieve- en strafrechtelijke sancties zowel voor de tewerkgestelde als voor de opdrachtgever.

Met de nieuwe meldingsplicht zal de dubbele salarisadministratie tot het verleden behoren, aangezien niet langer individuele rekeningen en loonafrekeningen dienen te worden opgesteld. De werkgever dient wel gelijkaardige documenten die worden opgesteld volgens de wetgeving van het land van herkomst voor te kunnen leggen.
Ook het arbeidsreglement en het personeelsregister zijn niet langer vereist.

Volgende personen zijn vrijgesteld:

Werknemers en zelfstandigen uit de sector van het internationaal vervoer van personen of goederen.
Werknemers en zelfstandigen die wetenschappelijke congressen bijwonen.
Personen die naar België komen voor het bijwonen van vergaderingen in “beperkte kring”.
Die vergaderingen mogen dan niet meer tijd in beslag nemen dan 5 dagen per maand.
Personen die zorgen voor assemblage of eerste installatie van een goed en gedetacheerd zijn door de onderneming die het goed levert. Het werk mag niet langer duren dan 8 dagen.
Gespecialiseerde technici die dringende onderhouds-of reparatiewerken uitvoeren aan machines of apparatuur voor maximaal 5 dagen per maand.
Zelfstandige zakenlui en de bestuurders van vennootschappen voor maximaal 5 dagen per maand.
Sportlui die deelnemen aan internationale sportwedstrijden.
Artiesten, wetenschappers en onderzoekers.
Personen actief in een overheidsdienst, internationale instellingen of diplomatieke zendingen.

De Limosa-melding kan verricht worden via de website van de sociale zekerheid, www.sociale-zekerheid.be of rechtstreeks via de website www.limosa.be .

4.3. Sociaal mandataris

Uw vennootschap of éénmanszaak dient in België een natuurlijk persoon aan te duiden voor het bijhouden en bewaren van alle sociale documenten. De naam van deze persoon moet bekend gemaakt worden bij het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid bij aangetekend schrijven.

Tot de sociale documenten behoren;

de individuele rekeningen of loonstaten;
het arbeidsreglement waarin o.m. voorkomen: arbeidsduur, dienstregelingen, betalingen van het loon, enz.

4.4. PDOK

De aansluiting bij het P.D.O.K. is nog steeds verplicht. De bijdragen voor het weerverlet zijn evenwel niet langer van toepassing, indien

de werkgever in de EU gevestigd is;
de werknemers voor de periode dat ze in België tewerk zijn gesteld in het land waar de werkgever is gevestigd gelijkaardige sociale voordelen genieten.

De Belgische bouwsector voorziet voor haar werknemers in een eindejaarspremie onder de vorm van getrouwheidskaarten. De premie 9,12% op het jaarlijkse brutosalaris. Een buitenlandse werkgever die werknemers naar België detacheert wordt hier dus mee geconfronteerd. De buitenlandse werkgever blijft echter ook in het land van waaruit de werknemers worden gedetacheerd de gewone sociale premieheffing betalen.
Destijds is een ‘tijdelijk’ bilateraal akkoord gesloten tussen België en Nederland wat voorzag in een vrijstelling van deze premieverplichting voor vanuit Nederland gedetacheerde werknemers. Deze overeenkomst is echter nooit verlengd, waardoor de heffing opnieuw wordt toegepast voor 2006.

Er zijn voor een buitenlandse werkgever twee mogelijkheden om te ontsnappen aan de premiebetaling:

hij of zij betaalt reeds vrijwillig een aanvullende vergoeding van minimaal 9% bovenop het salaris van de naar België gedetacheerde werknemers;
hij of zij betaalt spontaan een jaarlijkse premie van 9% aan die werknemers en kan daarvan de nodige bewijsstukken voorleggen.

Vrijstelling van de premiebetaling geldt wel voor gedetacheerde werknemers onderworpen aan de Nederlandse CAO’s voor de bouw, omdat die CAO’s immers zelf voorzien in de betaling van een extra premie.

4.5. De werfmelding

Voor aannemers die beroep doen op onderaannemers bestaat een verplichting tot voorafgaande werkmelding bij de RSZ. De meldingsplicht moet de administratie toelaten een efficiënte controle te voeren op de correcte naleving van fiscale en sociale verplichtingen.

De werfmelding moet steeds vóór aanvang van de werken plaatsvinden, elektronisch via de portaalsite van de RSZ (Aangifte ‘Unieke Werfmelding’).

Sommige werken zijn vrijgesteld van de melding, dat is het geval indien;

de aannemer geen beroep doet op onderaannemers en het totaalbedrag excl. BTW lager is dan 30.000 EUR;
de aannemer beroep doet op slechts één onderaannemer en het totaalbedrag excl. BTW lager is dan 5.000 EUR

Indien tijdens de uitvoering van de werken aan één van de uitzonderingsvoorwaarden niet meer is voldaan, moet de aannemer de RSZ hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en alsnog de werken melden.

4.6. De Construbadge en de elektronische registratieverplichting - Checkinatwork

De construbadge is een visueel identificatiemiddel voor alle arbeiders in de bouwsector.
Elke bouwvakkermoet de badge zichtbaar dragen wanneer hij op een werf aanwezig is. De sociale partners hebben dit identificatiemiddel uitgedacht in de strijd tegen de oneerlijke concurrentie en sociale dumping.
De gegevens op de badge zijn de naam van de werkgever en de werknemer, hun identificatienummer, het kaartnummer, foto van de werknemer en de geldigheidsduur van de badge.

Met ingang van 1 oktober 2014 werd tevens de elektronische registratieverplichting, of de "checkinatwork" op werven met een totaalwaarde van meer dan 500.000 EUR, verder uitgewerkt.
Via Checkinatwork doen werkgevers en aannemers aangifte van de werknemers die op bepaalde werkplaatsen aanwezig zijn. Het systeem registreert wie op welk moment en op welke plaats aanwezig is. Checkinatwork biedt ook een registratiemiddel aan werknemers of zelfstandige onderaannemers zelf. Zij kunnen zich voor aankomst op de werkplaats in het systeem aanmelden.

5. De veiligheidscoördinator

5.1. Wanneer van toepassing
5.2. De twee fasen in de veiligheidscoördinatie
5.3. Wie stelt de coördinator aan
5.4. Wanneer moet de coördinator worden aangesteld
5.5. Wat kost een coördinator
5.6. De coördinatiedocumenten

5.6.1. Het veiligheids- en gezondheidsplan
5.6.2. Het coördinatiedagboek
5.6.3. Het postinterventie dossier

5.7. De coördinatiestructuur

5.1. Wanneer van toepassing

Om het risico op arbeidsongevallen in de bouwsector te verminderen, moet een veiligheidscoördinator worden aangesteld indien ten minste twee aannemers actief zijn op een zelfde werf, zelfs al komen die aannemers nooit gelijktijdig op de bouwplaats.
Dit geldt zowel gedurende de ontwerp- als verwezenlijkingsfase van de werken.

Voor werven vanaf 500 m² is het de opdrachtgever die de veiligheidscoördinator aanstelt.
Voor werven kleiner dan 500 m² is dat de bouwdirectie.
Bij nieuwbouw of grondige renovatie gaat het meestal om de architect die de coördinator aanstelt. De overheid legt geen vaste prijs op voor de veiligheidscoördinatie. De kostprijs wordt bepaald door de vrije markt en is afhankelijk van het type bouwwerk, de complexiteit en de duurtijd ervan.

5.2. De twee fasen in de veiligheidscoördinatie

Een onderscheid wordt gemaakt tussen de ontwerpfase waarin optreedt de "coördinator-ontwerp", en de uitvoeringsfase waarin optreedt de "coördinator-verwezenlijking".

Waarom veiligheidscoördinatie in de ontwerpfase, precies omdat de oorzaak van vele ongevallen rechtstreeks verband houdt met foute keuzes, tekortkomingen, enz. gedurende de uitvoering van het ontwerp.
Het is de taak van de coördinator-ontwerp ervoor te zorgen dat het ontwerp rekening houdt met de beginselen van risicopreventie. Ook met latere onderhoudsactiviteiten of herstellingswerkzaamheden zal hij rekening houden. (postinterventiedossier)

De coördinator-ontwerp en de coördinator-verwezenlijking kunnen twee verschillende personen zijn. In praktijk zal het vaak voorkomen dat de ene de architect is, en de andere de aannemer.

5.3. Wie stelt de coördinator aan

In de ontwerpfase is dat de opdrachtgever-bouwheer. Enkel indien vaststaat dat de werken door één enkel aannemer worden uitgevoerd dient geen coördinator-ontwerp te worden aangesteld. Ook in de uitvoeringsfase is het de opdrachtgever-bouwheer die de verplichting heeft ditmaal de coördinator-verwezenlijking aan te stellen.

Worden de werken uitgevoerd voor rekening van een particulier, en zijn ze niet bedoeld tot commercieel of professioneel gebruik, wordt de verplichting overgedragen op de bouwdirectie. Vaak is dat de architect, of aannemer.

5.4. Wanneer moet de coördinator worden aangesteld worden

Dat gebeurt voor uitwerking van het project – dus voor het opmaken van het lastenboek. De coördinator-verwezenlijking wordt aangesteld vóór het begin van de werken. De aanstelling gebeurt middels een schriftelijke overeenkomst. In die overeenkomst moeten een aantal vermeldingen worden opgenomen waaronder;

de opsomming van de taken die de coördinator moet vervullen;
de datum waarop de uitvoering van de opdracht een start neemt, enz.

5.5. Wat kost een coördinator

Prijs is afhankelijk van o.m. de grootte van de werf, de duur van de werken, moeilijkheidsgraad, enz.

Personen die in aanmerking komen kan U vinden op de website van de Vlaamse Beroepsvereniging voor Veiligheidscoördinatoren www.vbvc.be;

Verder kan U beroep doen op de twee beroepsorganisaties van veiligheidscoördinatoren:

VCCS, tel 02/706.05.70, fax 02/706.05.79;
De BIBCO, tel 02/661.14.88 , fax 02/661.12.98

5.6. Wie stelt de coördinator aan

Er zijn drie coördinatiedocumenten die verplicht moeten worden opgesteld en bijgehouden. De opstelling van de documenten is één van de taken van de coördinator-ontwerp die ze vervolgens overdraagt aan de coördinator-verwezenlijking. Op het einde van de coördinatie-opdracht worden de documenten ter beschikking gesteld aan de opdrachtgever of bouwdirectie.

5.6.1. Het veiligheids- en gezondheidsplan

Dit plan bevat alle voorzieningen inzake risicopreventie, veiligheid en gezondheid van de werknemers op de bouwplaats. In het plan staan alle maatregelen ter voorkoming van ongevallen.

Er wordt afhankelijk van de omvang van de werf voorzien in een volledige versie of een vereenvoudigd plan.

5.6.2. Het coördinatiedagboek

Het bijhouden van dit boek laat coördinatoren toe de verschillende nuttige informaties voor hun opdracht op papier te zetten en nota te nemen van de gebeurtenissen van belang voor de uitoefening van hun taak.

5.6.3. Het postinterventie dossier

Dit dossier wordt opgesteld op basis van de kenmerken van de werf en bevat vooral een aantal gegevens op het gebied van risicopreventie nuttig voor de latere uitvoering van herstellings- en onderhoudswerken.