Controlebevoegdheid voor een minderheidsaandeelhouder

Stel, u bent minderheidsvennoot in een firma en merkt dat de grootaandeelhouder en bestuurder plots met Ferrari’s en Lamborghini’s begint te rijden. Als aandeelhouder van een kleine vennootschap kunt u te maken krijgen met een conflict met een bestuurder of een andere vennoot, of twijfels hebben over het beleid van de onderneming. Om deze bezorgdheden te onderzoeken, kan artikel 3:101 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) een hulpmiddel zijn.

Wanneer een vennootschap geen commissaris heeft benoemd, heeft elke aandeelhouder op elk moment het recht om zonder voorafgaande toestemming inzicht te krijgen in de financiële administratie, inclusief boeken, correspondentie, overeenkomsten, balansen, verslagen en andere boekhoudkundige documenten. Daarnaast mag hij vragen stellen aan het bestuursorgaan of aan een gemachtigd persoon over de boekhouding en andere bedrijfsdocumenten. Deze bevoegdheid is zeer uitgebreid en geeft de aandeelhouder vergelijkbare controlebevoegdheden als een commissaris-revisor, mits de vennootschap er een had aangesteld. De aandeelhouder heeft echter niet het recht om kopieën van documenten op te eisen of te verwachten dat deze op een specifieke locatie ter beschikking worden gesteld.

Beperkingen van het onderzoeks- en controlerecht

Dit recht moet op een zorgvuldige en verantwoorde manier worden uitgeoefend. Het mag niet worden misbruikt om vertrouwelijke informatie te verzamelen voor concurrentiedoeleinden, schade toe te brengen aan andere aandeelhouders of het belang van de vennootschap te schaden. Bovendien mag het controlerecht niet worden ingezet om zich te bemoeien met het bestuur van de vennootschap.
Daarnaast beperkt dit recht zich tot het lopende boekjaar en voorgaande boekjaren waarvoor de jaarrekening nog niet is goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders.

Ondersteuning door een accountant

In de praktijk wordt het onderzoeksrecht vaak uitgeoefend met hulp van een externe accountant. Artikel 3:101 WVV geeft aandeelhouders de mogelijkheid om zich bij te laten staan of vertegenwoordigen door een accountant bij het inzien van de boekhouding.
Na het onderzoek kan de accountant een schriftelijk verslag opstellen, dat als bewijsstuk kan dienen in juridische procedures zoals de aanstelling van een voorlopige bewindvoerder, een vordering tegen een bestuurder of een verzoek tot uitsluiting of gedwongen terugkoop van aandelen.
De kosten van de externe accountant worden alleen door de vennootschap gedragen als hij met haar toestemming is aangesteld of als een rechterlijke uitspraak dit oplegt. In die gevallen moeten de bevindingen van de accountant aan de vennootschap worden meegedeeld.

Wat als het recht wordt geschonden?

Als een aandeelhouder zijn onderzoeks- en controlerecht wordt ontzegd, kan hij via een kortgedingprocedure de rechter vragen de vennootschap te verplichten om de gevraagde stukken binnen een korte termijn ter beschikking te stellen, eventueel met een dwangsom per dag vertraging.
Daarnaast kan de schending van dit recht strafrechtelijke gevolgen hebben. Op basis van artikelen 3:96 tot 3:97 WVV kunnen sancties worden opgelegd, variërend van geldboetes tot gevangenisstraffen.
Ondanks het belang van dit onderzoeksrecht wordt het nog steeds weinig benut door aandeelhouders. Toch biedt het een krachtig middel om inzicht te krijgen in het bestuur van de vennootschap en om opheldering te krijgen over financiële transacties, zoals managementvergoedingen.