Impact van e-facturatie op de tegenstelbaarheid van uw factuurvoorwaarden

Vanaf l januari 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemers. Die digitalisering heeft niet enkel een operationele, maar ook een juridische impact.
Een vraag die daarbij regelmatig opduikt, is wat deze nieuwe methode van facturatie betekent voor de tegenstelbaarheid van factuurvoorwaarden.
Met tegenstelbaarheid wordt bedoeld of uw algemene of bijzondere voorwaarden juridisch afdwingbaar zijn ten aanzien van de mede-contractant.
Daarvoor gelden enkele vaste principes;

• voorwaarden moeten uiterlijk bij het sluiten van een overeenkomst ter kennis zijn gebracht aan de klant;
• de klant moet een reële mogelijkheid hebben gehad om ze te aanvaarden;
• het eenzijdig opleggen van nieuwe voorwaarden middels een factuur is in principe te laat. 

Het gebruik van Peppol wijzigt aan deze basisregels niets, dat is louter een technisch transmissiekanaal.
Een factuur die via Peppol wordt ontvangen en automatisch verwerkt, impliceert geen aanvaarding van de inhoud ervan, noch van de eraan verbonden voorwaarden.
Eventuele discussies over de geldigheid van voorwaarden blijven volledig buiten het platform en worden beoordeeld volgens het algemeen contractenrecht.
Technisch laat Peppol wel toe om bijkomende tekstvelden in te vullen of bijlagen mee te sturen. Dat kan helpen om voorwaarden zichtbaar te maken, maar biedt op zich geen enkele garantie op tegenstelbaarheid. De veiligste aanpak blijft dan ook om factuurvoorwaarden op te nemen in uw algemene voorwaarden en die reeds bij aanvang van een commerciële relatie - bijvoorbeeld bij offerte of bestelbon - ter beschikking te stellen met uitdrukkelijke aanvaarding door de klant.
De verplichte e-facturatie is een geschikt moment om uw algemene voorwaarden te actualiseren. Daarbij kan u vastleggen dat facturen uitsluitend via Peppol worden aanvaard, welke termijnen gelden voor aanvaarding en betwisting, en welke betalingstermijnen van toepassing zijn. Daarnaast is een clausule aangewezen die de verantwoordelijkheid van de klant benadrukt om correct geregistreerd te zijn op het Peppol netwerk.

Besluit, Peppol verandert het medium, niet het recht. Wie zijn voorwaarden vandaag juridisch waterdicht wil maken moet dat blijven doen op het juiste moment en op de juiste plaats. 

Nog kort iets over het boete- en sanctiebeleid van de Administratie. Voor het eerste kwartaal van dit jaar geldt nog een tolerantie indien kan worden aangetoond dat een onderneming tijdig en ernstig werk heeft gemaakt van de implementatie van e-facturatie.
In dat geval zullen geen boetes worden opgelegd. Let wel, het gaat niet om een algemeen uitstel, elk dossier wordt individueel beoordeeld. Kan uw onderneming niet aantonen dat ernstige voorbereidingen zijn getroffen, loopt u het risico op sancties.
Er is ook een pragmatische oplossing voor situaties waarin een afnemer technisch niet in staat is om e-facturen te ontvangen. In dat geval mag de leverancier die zelf wel conform is, tijdelijk een klassieke factuur uitreiken op papier of in pdf.  Ook deze uitzondering is strikt en tijdelijk en is enkel van toepassing bij bewezen technische onbekwaamheid van de klant.