Over B&R  |  Activiteiten  |  Jobs  |  Contact

Termijnen voor het bewaren van ondernemingsdocumenten

Boekhoudkundige documenten

Art 6. Jaarrekeningwet stelt voor verkoopsverrichtingen en dienstverlening waarvoor geen factuur vereist is, de boeking kan geschieden door middel van een dagelijkse, gezamelijke inschrijving. De verantwoordingsstukken worden zeven jaar bewaard. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden slechts drie jaar bewaard. 
Art. 8. Jaarrekeningwet stelt dan weer dat ondernemingen hun boeken moeten bewaren gedurende zeven jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. 

Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven/ 

 Document

 Bewaartermijn  Vorm  Ingangsdatum  wet
 Handelsboeken 7j.     Origineel Vanaf 1 jan. van het jaar volgend op de afsluiting Art. 8 jaarrek. wet
Verantwoordingsstukken 7j. Origineel of afschrift Vanaf 1 jan. van het jaar volgend op de afsluiting Art. 6, 2° jaarrek. wet
Stukken die niet als bewijs strekken jegens derden 3j.   Origineel of afschrift Vanaf 1 jan. van het jaar volgend op de afsluiting Art. 6, 2° jaarrek. wet

Vennootschapsdocumenten

In geval van vereffening moeten de boeken en bescheiden van de vennootschap gedurende ten minste vijf jaar worden bewaard (Art. 195 Wetboek vennootschappen). 

Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

 Document  Bewaartermijn  Vorm  Ingangsdatum   wet
Vennootschapsarchieven en door de wet voorgeschreven documenten  5j. Origineel Vanaf publicatie van het besluit van de vereffening Art. 195 W. Venn.  

Inkomstenbelasting

Boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten wordt vastgesteld, worden, behoudens wanneer zij door het gerecht in beslag genomen zijn, of behoudens afwijking toegestaan door de administratie, gedurende zeven jaar volgend op het belastbaar tijdperk bewaard. Deze bewaringstermijn geldt ook voor geïnformatiseerde gegevens. 
Ontvangstbewijzen en getuigschriften voor verstrekte hulp worden daarentegen slechts zes jaar bewaard. 

Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

Document Bewaartermijn  Vorm Ingangsdatum wet
Boeken en bescheiden nodig voor het bepalen van het belastbaar inkomen 7j. Origineel  Vanaf 1 jan. volgend op het belastbaar tijdperk Art. 315 WIB 
Geïnformatiseerde systemen  7j.     Vanaf 1 jan. volgend op het laatste jaar waarin het systeem wordt gebruikt Art. 315 bis WIB 
Ontvangstgetuigschriften / getuigschriften verstrekte hulp  7j.      

BTW-documenten

De boeken, facturen en andere stukken, worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de sluiting van het boekjaar, vanaf hun datum wat facturen of andere stukken betreft of vanaf het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan. Deze termijn geldt ook voor de facturen in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid. 

Voor gegevens met betrekking tot de analyses, de programma's en de uitbating van geïnformatiseerde systemen, begint deze termijn te lopen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt. 

In uitzonderlijke gevallen kan de Minister van Financiën een kortere bewaringstermijn of een afwijking op de verplichting inzake het bewaren toestaan. 

In artikel 9 KB nr. 3 wordt de bewaartermijn van documenten met betrekking tot handelingen die strekken of bijdragen tot de oprichting of de verkrijging, met voldoening van de belasting, van een gebouw of tot de verkrijging met voldoening van de belasting van een zakelijk recht op een gebouw, vastgelegd op vijftien jaar. 

Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven: 

Documenten Bewaartermijn Vorm  Ingangsdatum  wet 
Boeken en registers  7j. Origineel Vanaf 1 jan. volgend op de afsluiting Art. 60 §1 W. BTW
Facturen, bankuittreksels, fiscale afrekeningen en kwitanties, leveringsbewijzen, in- en uitvoerdocumenten 7j. Origineel Vanaf 1 jan. volgens op de afsluiting of volgend op datum van opmaak of uitreiking   Art. 60 
§ 2 W. BTW
Documenten m.b.t. verkrijging/oprichting gebouw dat als bedrijfsmiddel dient 15j. Origineel Vanaf 1 jan. volgens op de afsluiting of volgend op datum van opmaak of uitreiking   Art. 9 KB n° 3 10/12/1969 
C1JFER5 ALLEEN VOL5TAAN N1ET